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如何在办公自动化条件下做好办公室文书工作

 2019-10-15  来源:发表网 
摘要:随着科技的进步以及信息化技术的发展,办公自动化已经逐渐成为了现代办公的潮流。办公室文书工作作为办公室工作的重要内容,在信息化时代应当积极通过做好办公自动化的应用,提高办公室文书工作的工作效率和工作质量。计算机是办公自动化中所使用最多也是最常用的设备,通过在办公室文书工作中熟练应用计算机及各类办公软件,将能够使得办公室文书工作更加便利。本文将在分析办公自动化特点的基础上,对办公自动化条件下办公室文书工作的发展方向进行了分析阐述。

  ◎吴永森

  办公室文书工作是单位组织管理中的重要组成部分,同时也是单位沟通协调的重要一环。在自动化技术与信息化技术飞速发展的今天,应当积极的在办公室文书工作中引进和应用各种新技术,通过新技术的应用提高办公室文书工作的工作质量和工作效率。现代企业管理中办公自动化已经逐渐成为了单位办公的主要潮流,在这一趋势下办公室文书工作应当积极的借助办公自动化所带来的便利,从而更好的做好办公室文书工作。

  一、现代办公自动化为办公室文书工作所带来的便利

  随着技术I向进步和发展,现代办公自动化技术正越来越多的应用于企事业单位的办公室办公中,并为办公室文书工作带来了极大的便禾|生。现代自动化办公技术的应用在硬件上除了保留传统办公室文书工作所需要的各项工件设备外还增添了包括计算机、扫描仪、打印机等的各项自动化设备。这些现代化办公设备的应用极大的推动了办公室文书工作效率的提升。借助于现代办公自动化技术所带来的便利,办公室文书工作将传统的收发、传送、处理等的流程进行了集中和简化,不仅仅将各环节紧密的联系在了一起更使得办公室文书工作的效率和质量都得到了有效的提升。

  二、现代办公自动化技术条件下办公室文书工作发展的重要方向

  随着经济的发展和单位事物的增多,办公室文书工作在办公自动化的大背景下将越来越多的依靠各类办公设备和办公软件的支持。办公室文书工作将会对自动化的办公设备需求越来越多。而对于办公室文书工作帮助最大的则更多的是各类办公软件。在办公自动化的大背景下办公室文书工作对于备类办公软件的需求及发展主要集中在以下几个方面:

  1.办公室文书工作需要进行大量的文字处理工作,而办公室文书工作所处理的文件主要集中在对于各类公文的处理,而此类公文对于文章的格式、用词等都有着严格的规范。将办公自动化系统应用于办公室文书工作中应当确保能够满足办公室文书工作所需要的特定格式外另形成一套成型的文本处理规范。比如说办公室文书工作中的“会议通知”,通过在办公室文书工作中利用现代化的办公自动化技术能够高效的完成,通过利用Wo rd软件中所提供的公文导向功能就能够加以实现。现今在应用办公自动化技术进行办公室文书工作处理的过程中,首先需要对办公室文书工作的工作流程进行充分的了解和熟悉,应当对办公室文书工作中所需要使用的公文格式熟练掌握。此外,还需要对办公室文书工作中的相关规范进行充分的了解和掌握确保办公室文书工作准确、高效。

  2.办公室文书工作需要做好单位各方之间的密切联系和沟通,在这一过程中,借助于办公自动化技术所形成的办公网络,能够将各方紧密}向联系在一起。在办公室文书工作中其主要任务是做好文件的编制、传递、保存和存档等的一系列的操作,通过将办公自动化技术应用其中将有效的加快办公室文书工作的工作速度,尤其是现今信息化技术的快速发展和应用通过使用办公网络将单位各相关方紧密I向联系在一起,办公室文书工作所涉及到的文件的编制、传递、保存和存档等的一系列的操作将更加的便利。通过在办公自动化技术中加入涉及到办公室文书工作的相关模块,通过模块化的设计将办公室文书工作中所涉及到的文件的收发、信息服务系统以及相关活动安排以及会议管理等进行有机的组合,从而帮助单位在办公室文书工作中得到极大的提升。以远程视频会议为例,通过办公自动化技术所提供的网络通信技术,将使得单位在远程通信中不受时间和空间的限制,从而使得会议的成本得到有效的降低。这项技术在办公室文书工作有着广泛的应用前景。

  3.办公自动化系统的应用将极大的提高办公室文书工作的工作效率。办公自动化系统的应用将使得办公室文书工作的质量以及效率得到极大幅度的提升,而这是办公自动化技术应用所带来的必然结果。

  三、新技术应用下办公室文书工作者应当加强自身素质的培养

  办公室文书工作是一项繁复而细致的工作,在办公室文书工作中应当细致谨慎、业务熟练、精心操作,只有如此才能够做好办公室文书工作:为提高办公室文书工作者的业务素质可以从以下几个方面入手:

  1树立良好的责任意识。办公室文书工作是一顼平凡而重大的工作。由于办公室文书工作所涉及到的业务范围大、事情多、难度大,在办公室文书工作稍有不慎将会产生极为严重的影响。为做好办公室文书工作需要树立一颗良好的工作责任心,通过加强对于办公室文书工作者的思想素质培训,提高办公室文书工作者的责任意识以及扎实的工作作风。以饱满的热情来积极应对办公室文书工作,确保办公室文书工作的质量和效率。

  2加强对于办公室文书工作的业务培训。办公室文书工作十分繁琐,为做好办公室文书工作应当加强对于办公室文书工作人员的业务培训,从而使得办公室文书工作者更好的掌握办公室文书工作所需要的方方面面的知识和技能,尤其是涉及到与相关公文有关的规章制度、标准和规范等。同时对于现代办公中的各项办公技术以及文书工作的业务流程等引起足够的重视,通过良好的学习和培训使得自身能够熟练的掌握办公室文书工作中所需的相关知识。同时办公室文书工作者还需要不断增强自身的知识面和知识储备,了解本单位一定时期内的工作思路、生产经营指标等重要的经济工作指标。以便在文书工作中做到胸中有沟壑,行文如流水,提高办公室文书工作的质量和效率。

  3在现代办公室文书工办公,办公室文书工作者更应当注重做好办公室文书工作的细节建设,办公室文书工作者应当熟练的掌握对于计算机及各种办公软件和先进办公数码设备的使用,在办公室文书工作中注重做好细节建设,确保办公室文书工作的质量和效率。

  四、结语

  综上所述,办公室文书工作繁琐且庞杂,随着现代办公自动化的应用,办公室文书工作应当积极借助办公自动化所带来的便利,提高办公室文书工作的效率和质量。

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